Microsoft kender ikke en heckuva masse om præsentationsdesign, men én ting de ikke korrekt i PowerPoint er at gøre tilgængelige forskellige typer af grafen, så du kan matche Graftype til det punkt, du forsøger at gøre med dine data. Der findes 12 forskellige graf typer med PowerPoint 2000, men kun få af disse typografier fungerer godt i lav opløsning verden af edb-baserede præsentationer. Med få undtagelser er her hvordan du skal bruge følgende typer:

• Lagkagediagrammer andel

• Bar grafer for sammenlignende beløb

• Linje grafer for tendenser, tid

Lagkagediagrammer

Lagkagediagrammer (almindeligt misnomered cirkeldiagrammer) er en af de mere overused, og dermed misbruges, typer af grafer, primært fordi de er så nemme at lave, og nem at se godt ud. De bliver misbrugt når valgt at vise beløbene i stedet andel. Skønheden i lagkagediagrammer er, at de viser så tydeligt, hvad de skal vise, dvs., hvor meget af det hele hvert element bidrager. I de fleste tilfælde de faktiske beløb – er i dette tilfælde procenter-faktisk underordnet i forhold til området i skiver med hensyn til fortæller historien.

Når du ser på en pie grafen med fem eller færre skiver, kan din hjerne hurtigt fastslå, hvilke grupper dominerer. Vi ser ofte lagkagediagrammer med mere end 5 elementer, men de så blive vanskeligere at forstå i korte orden. I de fleste tilfælde overveje om din historie skal indeholde oplysninger om alle spillerne, eller om en gruppe af ubetydelige bidragydere kan grupperes som “andre”.

Hvis du vil vise hvor meget volumen hvert element bidrager, snarere end hvad brøkdel, vil du bruge et søjlediagram.

Søjlediagrammer

For at vise relative størrelser på forskellige segmenter samt de faktiske beløb, skal du bruge et søjlediagram. Søjlediagrammer er designet til at vise bind mod et y-aksen, der klart afgrænser måleenhederne. Ved at have en række barer ved siden af hinanden, kan vi se, hvordan hvert element sammenlignes med de andre som godt da den absolutte volumen elementet repræsenterer.

Der er variationer af søjlediagrammet, såsom et stablet liggende søjlediagram, hvor forskellige elementer er stablet oven på hinanden for at danne en serie eller en 100% bar graf, hvor alle barerne er samme højde men er opdelt for at vise, hvad procent af hele mængden afspejler. I en præsentation miljø er esoterisk muligheder bedst undgås.

Linje grafer

Linje grafer har den unikke fordel med at tale til iboende højre-hjerne fordomme om oplysninger. Det vil sige, når typisk konditioneret vestlige sind se en graf med nogen mærkning, tildele de automatisk “volumen” til y-aksen, med “op” mening “mere”, og en tid-line til x-aksen, med den venstre side, hvilket betyder de seneste. Lige som vi læser fra venstre mod højre, betyder højredrejningen bevægelse ubevidst positiv bevægelse.

Du ønsker at bruge en Linjegraf, derefter, til at vise en progression i beløb fra et punkt i tid til en anden. Udvidelse af linjen ved enhver ét punkt repræsenterer mængden af de registrerede data på tidspunkt. Publikum, der ønsker at være den første-at-vide, vil automatisk gøre antagelser om typerne af værdier x-axes og y-axes repræsenterer. Ikke skuffe dem.

Dataetiketter

Grafer er en fantastisk måde at gøre komplekse oplysninger let at forstå. Men grafer fungerer bedst kun når du ordentligt integrere ord, tal og billeder. Når det er muligt, mærke elementerne i diagrammet direkte på elementer selv, snarere end at stole på den nogensinde populære klarhed killer, legenden. Legender kræver for meget indsats af lyttere til at skelne præcis hvad hvert datapunkt er. Bare vær sikker på etiketterne ikke fylder op i den ellers klart “billede” kan gøre en god figur.

Hvis du har et antal grafer i præsentationen, vil du undgå dumping data overbelastning på dit publikum ved over mærkning hver enkelt. I virkeligheden, i mange tilfælde kan du fortælle din historie med magt nok kun på størrelsen af din dataelementer, uden at belaste deres sind med tal, at de er tilbøjelige til at glemme i slutningen af præsentationen. Men det er heller ikke en dårlig idé at få, hvad vi hidkalde “reference slides”, der indeholder alle data knyttet til slutningen af din vigtigste slide dæk. Hvis du vil virkelig imponere dit publikum, installerer hyperlinks til disse dias fra dem i dit vigtigste show, og når nogle næstformand gør en stank om ønske at kende hele historien, zap til diaset alt-info og give ham, hvad han ønsker. Han vil ikke sandsynligvis spørge igen.